Son como
su propio nombre lo dice, todos aquellos documentos que permiten generar
comunicación e información entre mínimo dos partes de una organización, es
decir todas las personas o empresas que tienen vínculo directo o indirecto con
la empresa que genera la información.
Ejemplo: Comunicación, empresa y cliente,
empresa proveedor, empresa empleado, empresa terceros y viceversa
· Existen algunas reglas que se deben tener en cuenta al momento de
redactar un documento, estas son:
A. Todo documento debe elaborarse
en tamaño carta
B. Se debe realizar tipo letra Areal 12
C.
Las separaciones entre las líneas de un
párrafo debe hacerse 1.5
D. La separación de párrafos entre
título y texto se hará doblando la separación de
líneas es decir doble enter
E. No se debe subrayar
F.
Los títulos y subtítulos se escriben en negrilla
G. Los títulos proseguidos por un numero se deben escribir en mayúscula
sostenida y en negrilla. Ejemplo: 3.Objetivos STORE HOUSE S.A
H. Ni los títulos ni subtítulos llevan punto final
I. El empleo de mayúscula no exime poner tilde cuando lo exija las reglas
de acentuación. Ejemplo: Árbol, África
J. Los sustantivos y adjetivos que componen el
nombre de instituciones y organizaciones escribe con mayúscula inicial.
Ejemplo: Organización Especializada En Ciencias Políticas
K. La primera palabra del titulo se
escribe con mayúscula
L. Los nombres de los días
de la semana, estaciones del año y los meses y se escriben con mayúscula.
Ejemplo: 30 de Octubre de 2015
ALGUNOS DOCUMENTOS PUEDEN SER :
LA CARTA
Es un comunicado personalizado con carácter formal, se utiliza para
informar, solicitar, agradecer o comunica
o Margenes: superior
3cm lateral izquierdo 3cm o 4cm inferior 2cm o 3cm derecho 2cm o 3cm
· Partes:
o Fecha: se escribe acompañada de la cuidad, día, mes
y año
Ejemplo: Bogotá D.C. 18 de Abril de 2015
o Encabezado o datos del destinatario: se deja entre 4 y 6 espacios sencillos después de la fecha, los datos
que componen el encabezado se escriben en espacios sencillos estos son:
ü Escribir a quien va dirigido dependiendo del cargo o estudio
ü Nombres y apellidos se escriben con mayúscula sostenida
ü Cargo o departamento, se escribe con mayúscula inicial
ü Nombre de la cuidad de destino se escribe con mayúscula inicial
ü Asunto o referencia
ü Saludo , frase de cortesía se escribe en el encabezado y al final
Después del
saludo se escribe:
o Texto, mensaje que se envía al destinatario, generalmente se utilizan
3 párrafos, cortos claros y sencillos
1. Introducción
2. Desarrollo del tema
3. Complemento y conclusión
Ejemplo: cordialmente, atentamente, respetuosamente.
1. Nombre y apellidos del remitente escritos en
mayúscula sostenida
2. Rubrica, firma que se
escribe encima del nombre del remitente
3. Cargo o documento de identificación de bajo
del nombre.
ü Identificación del transcripción, a dos espacios
del ultimo renglón escrito se anota el nombre y apellido con mayúscula
sostenida de la persona que redacta el documento. (en algunas ocasiones es
preferible escribir en letra minúscula).
Ejemplo: Ana María Fuentes
EL
INFORME
como su propio nombre lo dice tienen como objetivo informar y dar cuenta de la situación de una investigación o de un proceso del cual esta comprometida la entidad
· Pasos:
ü Análisis cuidadoso o profundo del problema
ü Obtención de los datos requeridos
ü Clasificación y organización de la información
capturada
ü Bosquejo del proyecto
·
Proyecto:
ü Portada, contiene el nombre del autor, cuidad y
fecha
ü Índice
ü Análisis del proyecto o trabajo
ü Introducción
ü Análisis de los hechos o sucesos, circunstancias y
detalles que constituyen la realización del trabajo
ACTA
Es la relación escrita de algo
sucedido, tratado o acordado
1.
razón socia
2.
titulo
3.
hora asistentes
4.
orden del día
5.
ausentes
6.
desarrollo y convocatoria
7.
firma, nombre y cargo
8.
fecha
9.
lugar
MEMORANDO
Es un comunicado personalizado con el fin de informar una acción determinada o llamar la atención sobre alguna situación en particular
Elementos
Para: nombre y cargo del destinatario
De: dependencia o cargo del remitente
Asunto: tema central del comunicado
Fecha: día, mes y año del comunicado
Firma: nombre del emisor del mensaje
COTIZACIÓN
Documento en el cual se fija el valor
de un producto tangible intangible
Elementos
Fecha: Dia, mes y año
Encabezado: daros del destinatario
Asunto: (opcional)
saludo: contenido
despedida
